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外贸函电7c原则改句子

外贸函电是当代国际商业交流中一种非常重要的工具,而且有其特别的写作原则。重要探究外贸函电写作7C 原则的运用,以及怎样使用函电进行有用的沟通。

外贸函电写作7C原则的运用

李芸

要:外贸函电是当代国际商业交流中一种非常重要的工具,而且有其特别的写作原则。重要探究外贸函电写作7C原则的运用,以及怎样

使用函电进行有用的沟通。KeyWords:外贸函电;写作原则;有用沟通外贸函电是当代国际商业交流中一种非常重要的工具。然而,在实际操作中,由于不理解外贸函电特别的写作原则,收件人常常收到的信要么冗长,要么卑鄙、要么语义不清、愈甚者另有拼写和语法错误,无疑这都市拦阻有用的交流。实际上,外贸函电有其特别的写作原则。与一样平常的来往信函差别,外贸信函的写作不寻求语言的富丽美丽和情感的精致丰富,而考究用精准朴素的语言,规矩且明白地表达出写信人的意图。这也充实表现出贸易范畴服从优先的特性。函电写作的目在于有用地运用电函进行商业商量的同时,结交商同伴,并取得对方的信托和恭敬。为了更好地使用贸易书信进行有用的沟通,我们有须要对其写作原则进行探究和研究。

1Correctness准确

这里的准确除了指语法、标点及拼写准确外,还要求使用规定的语言,适当的叙述,准确的数值。如在美式书信中称谓语要用gentlemen而不是gentleman,而英式则多接纳DearSirs,后跟逗号。在给商务书信署名时,应检察其内容的准确性,根据惯例检测所写内容是否合适,要准确明白并使用对外商业中所使用的专业术语。比较下列句子,括号中为准确情势。

(1)Itisthreefootslongandfourincheswide.(It'sthreefeetlongandfourincheswide.)

(2)Becauseourbookisfull,sowecan-notentertainanymoreorders.(Wecannoten-tertainanymoreorders,becauseourbookisfull.)

由此可见,书信写完后要细致校措词要正确,尤其是日期、数字不能弄错,并留意语法、标点、字母大小写要准确。由于商务函电载明的信息非常正式、严厉,肯定要努力保证其正确性。

2Concreteness详细

要让信函中所涉及的对象详细化,明白化。任何暗昧不清或易于引起误解以致杂乱的表达方法都应制止。商务书信中必须使用意义明白的表达方法。当你要确认一封来信时肯定要提出它的日期、事由及编号等。在会商商量的重要问题上绝对不能马虎大意,明白具体。比方:

(1)Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.(WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000,inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.)

(2)TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.(TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2,000,000worthofbusinesswithuseachyear.)

到达详细的目的并不难,只需要清楚明了,

防备出现抽象、笼统、暗昧不清的语句,在抽象

观点词句中加上详细的事例证即可。

3Clearness清晰

写信人必须要做到清晰地表达自己的意图,任何不精密的文字,暗昧不清的词句均应制止使用,不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要转达的内容之后,就应该用最朴素,简单的语句表达出来,而尽量制止使用具有差别含义,意思不确定的词语。同时也要留意句子的布局安排,使用须要的连词或短语使句子连贯起来,要选择简单的、直接的句式。商务书信讲求简便,一览无余,因此写信人还应该留意适当地分别段落,通常环境下,一个段落围绕一个主题。清晰明了的信函显得更富有诚意。比方:

(1)Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.(Wesendyouyesterday,byair,4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.)

(2)AstothesteamerssailingfromShang-haitoNewYork,wehavebimonthlydirectservices.(WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkev-erytwomonths.)

在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷家常便饭。因此,信函中所述的问题必须让对方清晰明白,不会产生歧义或误解。

4Conciseness简便

简便是写作的魂魄,这话同样实用于商务书信。商务书信应开门见山,内容精粹,才能对繁忙的商业者有吸引力。精粹是指用尽大概少的语句来表达所要通报的信息,同时又不影响书信的完备性与规矩性。假如用词艰涩,无法让收信人明白信文,那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简洁的语言,直截了本地表达意思,尽量少用令人费解的行业术语。比方:

(1)Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyouforyourkindcooperation.(Thankyouforyourcooperation.)

(2)Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.(Wehavebeguntoex-portourmachines.)

为到达简便目标,要留意长话短说,凡是有长和短的表达方法,尽量用后者。制止使用陈旧贸易术语而接纳当代贸易英语。不用冗余表达式而接纳简便表达方法。

5Consideration体谅

体谅原则要求信函时要到处从对方的角度去思量问题,而不是从自身出发,语气上更恭敬对方。下面举几个例子领会一下态度和语气:

(1)We'dliketosendourcongratulationstoyou.(We-attitude)

Congratulationstoyouonyoursuccess.(You-attitude)

(2)Weallowyoua2%discountforcashpayment.(We-attitude)

Youearna2%discountforcashpay-ment.(You-attitude)

要掌握誊写时的“体谅”原则,首先要求写信人持有“You-attitude”,而不是“We-attitude”,也就是要多站在对方的态度上措辞,赐与对方充实的体谅和照顾,始终思量到对方的愿望,要求以及读信时的感觉。要让读者对你的来函留有精良的印象。你需要为了最好地转达信息、请求、盼望等而经心计划好书信的内容。最好可以或许做到既拒绝了对方优惠的要求又不粉碎两边的友爱关系,既否认了对方打折的要求又不危及日后的往来。

6Courtesy规矩

规矩是外贸函电的重要特性。友爱的口气和措辞对沟通两边之间的情感、!实现信函所要到达的目的具有极大的推行动用。粗鲁生硬的表达对于创建商业关系和保持恒久互助都是极为倒霉的,应该力图制止。尽量制止使用令人不舒畅,不规矩的措辞用语,要让读者有一种被恭敬、愉悦的心情。在誊写之前就掌握好你的语气,要让对方感觉到具有说服力又不失老实,要态度刚强而又不失密切适当的语气会让对方感到暖和,产生爱好。纵然在催收欠款或提出索赔要求的书信中,也最好用婉转的语气来体现出规矩。因此在商务书信中要学会用婉转的语气来指出对方的不尽人意之处。实时回答也是一种规矩,让客户等候回答是不规矩的。假如你不能立刻回答一封探询信息的来信,那就写信给对方讲明缘故并应做到尽早地赐与回复。规矩可以带来交情、互信相助,使对方阅后产生好感。请比较下面的例句:

(1)Quoteusthemostreasonableprice.(Willyoupleasequoteusthemostreasonableprice?)

(2)Youmadeaverycarelessmistakedur-ingthecourseofshipment.(Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofship-ment.)

通过以上的比方,在写作中要多使用一些表客气的套语和词汇,让对方能感觉到写信人诚挚的愿望,乐意共同互助,完成生意业务。别的,被动句的适当使用,可以制止感触和无礼。

7Completeness完备

一封贸易书信只有包含了你盼望让对方作出反响的全部信息时才可称得上完备。对对方提出的问题应逐一作答。对方所提出的问题都是对方所体贴的与其长处密切相关的(下转131页)

摘要:随着经济环球化的发展,外贸函电作为国际商务往来常使用的联系方法,是开展对外经济商业业务和有关商务活动的一项重要工具,也是国际商业中一个不可缺少的环节。然而,中西文化的差别在肯定程度上也表现在了此类信函之中,并且时常会引起误解。本文从选词方面来谈谈怎样做到“规矩”。

KeyWords:外贸函电; 国际商业;文化差别 ;规矩原则

在誊写外贸函电时,我们夸大7C原则。即Clarity, Conciseness Concreteness, Correctness, Completeness, Cou!rtesy(规矩)和Consideration (体谅)。尔后两项体现的则是誊写的规矩原则。

一、规矩原则概述

一九八三年,英国着名学者利奇(Leech)提出来了规矩原则,是对Paul Grice互助原则的须要增补。它包含6 项准则,即: 1)得体准则:尽量多使别人受益,少让别人吃亏。2)慷慨准则:尽量多让自己吃亏,尽量少使自己得益。3)赞誉准则:尽量尽量多赞誉别人,少贬低别人。4)谦善准则:尽量多贬低自己,少赞誉自己。5)同等准则:尽量增长两边的同等,淘汰与对方的分歧。6)怜悯准则:尽量增大对别人的怜悯,淘汰两边的反感。

二、怎样尽量使自己的表达“规矩”

1.使用具有积极意义的词汇。在外贸函电的写作中,为了交易两边沟通的需要,应当多使用含有积极意义的词语便能使对方身心愉悦,促进两边的互助。与此相反,信函中要尽力制止no, can’t, claim, complain等词的使用,这些含有否认意义的词语轻易给人不舒畅的感觉。这就需要我们使用规矩原则中的同等原则,做到规矩得体。试看下面的例子: Your complaint of the price of the goods we supplied is regrettable.这句话当中,含有悲观意义的词汇complaint,会引起对方的不满,不妨可以改成: We feel regretful that our price of goods is not up to your expectation.

2.接纳“收信人态度”-“Your Attitude”。在外贸函电中,规矩原则要求我们尽量从对方长处出发,站在“收信人”的态度上表达我方的意愿,思量他人的愿望、问题、配景、情感等,并根据他人的经向来表达意见。勉励对方与我们互助,从而促进业务的往来。试比较下面二个例子: 1)We think it is a good offer. 2)This offer would appeal to your company. 相比之下,第二句比第一句更能表现出对对方的恭敬。转换说话者的角度便能产生差别的效果。

3. 把下令变成请求,使用情态动词以和缓句子语气。 外贸函电中,通常会对对方提出要求,根据规矩原则,便可以将生硬的下令式的要求改为婉转的请求,使对方更轻易担当。比较下面二组句子: (1)Give us more detailed information about your requirement. (2)Will you give us more detailed information on your requirement? 加上Please,Will you..,Will you please...等表达,使语气更为谦善、规矩。再如: (1)We wish you let us have your reply soon. (2)We wish you would let us have your reply soon. (2)句显得暖和很多,语气轻易让人担当。因此,在句子当中多使用would,could,might等这些情态动词,能使语气婉转蕴藉,使对方轻易担当。

4 .被动语态的使用 。在外贸函电交流中,大多数环境下使用主动语态就可以明白表达态度和看法,但不方便直接提出主语时,使用被动句便可以和缓语气。试比较: (1)For the past four years, you did not give us any suggestion. 可改为: For the past four years, no suggestion has been given to us. (2)You did not enclose the letter with your requirement.可改为:The letter was not enclosed with your requirement. 比较修改前后的二组句子,可以看出,使用被动语态的句子更为婉转。在语句中制止直接提到对方,弱化了叱责的语气,言语得体,措辞婉转,到达了语用规矩的效果。

5.“if”条件句的使用。在写作外贸函电时,时常会碰到表达要求或请求的环境,这时便可以使用if条件句,以便使得提出的要求更具有试探性,直接的要求也就变得更为规矩得体。试看下面两个例子: (1)We shall appreciate it very much if you will !give our bid your favorable consideration. (2)It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples. 可以看出,使用了if条件句之后,将对方的态度看作允许请求的先决条件,从而给对方更大的拒绝余地,减轻了请求的强加性,句子显得更为规矩。

三、结语

在国际商业中, 外贸函电不但是商业两边沟通的方法,更是创建常期互助关系的本领。 规矩原则是外貌函电要求的7C 原则之一,外函的特点和功能决定了其必须注意规矩原则,以是,一封措辞适当,规矩得体的信函可以或许很大程度的促成一笔生意业务,而且可以或许代表公司的形象,为公司创建精良的口碑, 企业的业务与其撰写的成功与否存在着极其密切的联系。

参考文献:

[1] Leech G. Principles of Pragmatics [M].London: Longman, 1983.

[2] 陈冬纯.商务英语信函的文体分析与撰写策略[J].海外外语讲解,2003(2).

[3] 诸葛霖.外贸英文书信[M].北京:对外经济商业大学出书社,2000.

[4] 周建华,江峰.实用收支口英语函电[M].北京:电子产业大学出书社,2005.

外贸函电的语言特点及写作原则

作者:未知

摘要:外贸函电是对外商业活动中重要的沟通来往方法之一。纯熟把握运用撰写函电的语言特点及其写作的7C原则,为之后的商业活动创建精良的公司形象;提供精良的沟通环境;进步学生英文程度,并充实运用于各项商业实务环节当中。
KeyWords:外贸函电 语言特点 写作原则
一、前言
外贸英语函电是国际经济与商业专业以及经贸英语专业的焦点课程之一。其作用于有用地使学生踏实把握对外商业实务的各个环节,并纯熟地运用英文于各个环节中的交流沟通。在当今变化无穷的国际商业活动中,更丰富的交流方法陪同着网络技能的发展也在积极更新,“商务英语”的范畴也在连续扩大。作为具有法律效力的文件,国际商业函电已进步在词语运用普通明了,简介朴素; 句子三言两语,精粹正确,越来越趋向规矩口语的表达方法。一封美丽的商务信函,不但能为公司带来新商机,新客户;而且大大促进发展与客户间的互助关系。反之,信件词不达意便会引发误会,愈甚者带来不须要的抵牾,造成客户流失,导致公司长处丧失。学生们在学习撰写商务信函的過逞中,对相关外贸专业理论实务以及商务法例会加深把握;而且精通踏实了英语语言程度,其专业术语及行文要求都有所进步;对于应通晓人的心理,认识倾销的艺术,都有更深的明白。
二、外贸函电的语言特点
陪同着竞争猛烈的涉外商务活动,外贸函电也日渐出现出新的写作特点。首先,它具有显着的法律特性。在全民经济年代,法律法例是管理人们商业行为的重要工具。尤其在步入国际商业环球化,透明化的今日,健全的法例便成为人们在经济行为過逞中自我葆护的基本工具。作为外贸经济活动中不可缺少的工具,外贸函电可以实时有用的记载两边在商业中的行为,而且具有显着的法律特性及突出的法律效力。假如在商业過逞中出现纠纷,理赔等征象,商务信函便可成为相互联系的重要证据。因此,信函的内容是必须服从中国的相关法律法例,而且必须切合商业互助方国度的相关经贸制度。在函电术语方面,互助两边都要遵照统一的国际法律法例和惯例,即其内容与情势必须得到国际的承认。其次,外贸函电受文化因素影响。外贸函电焦点目标是与国际商业互助方进行有用的业务交流与沟通,因此身处跨国文化配景的环境中,可以或许实现无停滞沟通,并产生某种经济共鸣,完成互助共鸣,便可视为一封成功的商务信函。由于差别国度的政治,经济环境及传统习俗的差别,各种人群的经济观,消耗观,贸易经营習慣,甚至民俗習慣有很大的差别,假如不充实思量对方文化因素,就有大概困难于理解对方真实态度与互助愿望。以是,外贸函电不但仅是专业的外语翻译工作,而且还要求函电撰写职员把握纯熟地交际本领,尤其是在面对跨国文化商业时的交际本领。再次,商务信函越来越要求文体的正规性。商务信函关系到收支口业务,在撰写的過逞中要思量到差别国度海关,运输,银行,法律更相关专业的惯例,撰写内容格式都要遵行两边要求,因此在文体上要求正式文体要么专业文体,其种类重要有请求函,扣问函,联系函,告知函和商洽函等。随着科技的进步,外贸函电的通报方法也趋于多样化,邮寄,快递,电报等。最为广泛应用的即电子邮件及互联网上的在线实时沟通。
三、外贸函电的7C写作原则
为了到达通过商务信函进行有用沟通交流的目标,非常有须要理解把握写好英文商务信函的原则。这些原则通常被称之为“7C原则”,即准确,详细,清晰,规矩,完备,体谅和简便。
(一)准确(Correctness)
商务信函必须誊写准确,由于作为具有法律效力的商务商业票据的凭据,其内容涉及到商业两边的权利和任务。一封尺度准确的商务信函体现在语法的适当运用,标点标记与词句的准确拼写;而且对于信函内容要求提供的信息事实和数字无误,叙述的内容准确,写作格式规定,写作技能运用适当以及贸易术语正确。比方:These products provided are exactly same to those samples (此次产品与样品100%一样). 此处 exactly same to those samples说法太绝对,毕竟无法保证在生意业务過逞中每一件货品与样品千篇一律,因此大概产生在交货时就产品格量方面的纠纷。可以改为:The products provided are similar in quality to those samples.
(二)详细(Concreteness)
一封正规有用的商务信函必须写得详细,生动和明白。在面对大量货品描述,叙述其多项生意业务条款时,务必做到细致详细描述,要尽量制止运用不确定,大概,含糊和抽象的词句。在誊写過逞中,应尽量使用真实详细的数字与事实,接纳适当的形容词,使商业两边越发明白理解生意业务内容。多数环境下,商务信函接纳主动语态叙述内容。比方,在最终的销售确认书中,具体详细的列生产品的规格,数目,单价,包装,保险等生意业务条款,使此信函生动明白,更有分量;做到让生意业务对方完全理解产品资料,加速以后的生意业务历程。
(三)清晰(Clarity)
清晰,应该让收信人在阅读时一览无余,尽量制止不明白要么易出现误会的地方。写信人应当在明白了所要表达的内容后,接纳认识简短和口语化的词语,创建有用井井有条的段落语句来清楚的表达目标,不能接纳艰涩易产生歧义的词汇。更多时间,可以提供产品说明书,插图,样例等在视觉上有助于明白的帮助品。清晰明白的商务信函不但表现了写信人的老练专业,而且节省了收信人的时间,进步了工作服从。比方:As t the goods sailing from Beijing to Melbourne, we supply bimonthly direct services. 这个bimonthly 有不明白之处,它可以表现 once two month (隔月的) 要么 twice a month (一个两次的)。因此可以改为:We supply semimonthly direct sailing from Beijing to Melbourne. 要么We supply two direct sailings each month from Beijing to Melbourne。
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